処理の仕方で会社の重要機密文書が守れる!

機密文書って何?

機密文書とは、会社に関する重要で、機密保持が必要となる文書の事を指します。機密文書の中でも、極秘文書、秘文書、そして社外秘文書といった種類に分かれます。当然ですが、機密文書は社外に持ち出してはいけません。

機密文書と極秘文書の違いとは?

極秘文書は最も厳重な保持が必要

会社の経営に直結するような、絶対に社外に情報が漏れてはいけないような文書の事を、極秘文書と言います。社内の中で、最高ランクの重要度を持っており、一般社員ですら見る事が出来ない文書もあります。

企業秘密に関わる文書

機密文書の中でも、最もポピュラーなのが、会社の企業秘密に関わる文書になります。企業の技術に感ずる情報や経営に関する情報、そして顧客の情報などが挙げられます。また、営業秘密の情報も、企業秘密に当てはまります。

処理の仕方で会社の重要機密文書が守れる!

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機密文書の保管方法について

機密文書の保管方法は色々とありますが、その文書の重要度に応じて、保管方法を変えていかなくてはいけません。サーバー上に保管をしても良いですが、万が一の事を考えて、極秘文書などは、金庫保存のほうが適していることもあります。機密性と利便性のバランスを考えて、全てをサーバーに保存するのではなく、きちんと考えることが大切です。そうする事で、機密文書の処理をする際にも、困らないでしょう。

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機密文書を取り扱う時の注意点

機密文書は、その機密性に応じて、各企業で分類がなされています。そのため、きちんと重要度に応じて、権限設定を行わなくては、誰でも最重要の文書が閲覧できてしまうことになります。電子ファイルであれば、絶対にパスワードロックを掛けて、必要な人以外にはパスワードを教えないようにするなど、徹底するように心掛けましょう。

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処理する際に気をつけるポイント

機密文書は適切に保管する事が大切となりますが、処理をする際にも細心の注意を払わなくてはいけません。文書を更新したり、経年する事により、必ず不要となる文書が発生するからです。不要だからと言って、簡単に人の目に触れるような処理の仕方をすると、それが原因となり、情報漏えいに繋がりますので、十分に気をつけましょう。

重要な情報は外部に漏れないことが大事

機密文書は、当然ですが外部に漏れないように徹底する必要があります。サーバー上に文書を保管している場合、気をつけなくてはいけないのが、個人が安易にローカルに文書に保管する事です。ルールを徹底して、簡単に持ち出せる事の無いように気をつけましょう。

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