会社の業務には欠かせない文書管理ソフト【便利な使い方】

文書管理ソフトの特徴

企業に勤める社員が、簡単に文書を閲覧したり、ワークフローなどを行う事が出来るのが文書管理ソフトです。業務効率化に欠かせないもので、様々な企業が利用しています。

文書管理ソフトで人気となっている機能ランキング

男性と女性
no.1

文書の保存期間を定める事が出来る

文書管理ソフトでは、文書を作成する際に、その文書の保存期間を定める事が出来ます。そうすることで、期間が過ぎたら自動的に文書が削除されますので、何時までも不要な文書がサーバー内に残ることがありません。

no.2

ファイルの移動が簡単

文書管理ソフト内に保存をしたファイルを、別の場所に移動したい時に、面倒な手間を掛ける必要もなく、ワンクリックでの移動が可能となります。ファイルの移動や管理、保存に余計な時間を掛けずに済みますので、業務効率化に繋がります。

no.3

ワークフローを簡略化出来る

1つの文書に対して、承認を得るまでの流れは企業により異なりますが、意外と複雑となっている場合が殆どです。特に複数の承認を得なくてはいけない場合、文書の管理をきちんと行いませんと、何処で滞っているのか解らなくなります。文書管理ソフトでは、それらの流れを簡略化する事が可能です。

no.4

共同作業する事が出来る

文書管理ソフトを利用すれば、文書を保管するために、面倒なダウンロードをする手間も無く、簡単に他のユーザーと共同作業をする事が出来ます。議事録作成やスケジュール作成に活かせることが出来るでしょう。

no.5

情報漏えいのリスクを最小限にする

文書管理ソフトでは、権限の設定を行う事が出来るため、アクセス権限、編集、閲覧履歴の管理を徹底することで、情報漏えいのリスクを最小限に抑える事が可能です。また、権限が出来ることで、社員も文書管理をきちんと行おうと心掛けます。

会社の業務には欠かせない文書管理ソフト【便利な使い方】

ウーマン

文書管理ソフトを導入する方法について

文書管理ソフトを導入するには、まず様々なサービスを比較しなくてはいけません。初期費用や月額費用、無料体験版があるのかどうかを調べて、使いやすいかどうか社内で精査する必要があります。そして、導入をする際には、必ず個人の勝手な判断で行うのではなく、事前にどんな機能が欲しいのかなどを、社内で検討してから決めるようにしましょう。企業で利用するのであれば、やはり最も重要となるのは、セキュリティ面です。権限の設定や情報が安易に漏れないかどうかなど、きちんとチェックするようにして下さい。

PC

有料版だけじゃなく無料版のものもある

文書管理ソフトは、有料版だけではなく、無料版もあります。プラグインで利用できるものは、パソコンに掛かる負荷もありませんので、気軽に利用する事が可能です。また、有料版とは異なり、非常に構成自体がシンプルとなっているので、ものすごく見やすいでしょう。企業で使用する場合、どうしてもドキュメントファイルが大量となってしまったり、煩雑化しやすくなるため、無料版の文書管理ソフトでは管理しきれない事もありますが、個人で利用するのであれば、無料版でも十分だと言えます。

導入することで仕事の効率がアップする

文書管理ソフトは、導入をする事で面倒な手間を掛ける事無く、様々な文書のやり取りが可能となります。そのため、仕事の効率もアップし、業務の簡略化を実現する事が出来るでしょう。情報漏えいのリスクも軽減され、企業を守る事に繋がります。

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